ficha técnica sobre los Sistemas de Información

La teoría de sistemas:

• Un sistema es cualquier entidad o conjunto constituido por partes interdependientes (denominadas
subsistemas o componentes) que funcionan juntas en relación (Ludwig von Bertalanffy).
• Entorno: Consiste en todas aquellas condiciones físicas, espaciales y temporales en las que operan los
sistemas.
• Límites: Las fronteras que definen un sistemas, mientras permite las interacciones entre el sistema y el
entorno.
• Jerarquía: Forma de organización de los sistemas entre sí.
• El enfoque sistémico es una manera de ver el mundo desde el punto de vista de elementos
interactivos, cada uno de los cuales influye en los otros.

Tipología de sistemas:

• Abstractos: Todos los elementos que lo constituyen son conceptos
• Concretos: Al menos dos elementos del sistema son objetos tangibles
• Cerrados: Sus límites son impermeables a la transmisión de materia, energía o datos
• Abiertos: Sus límites son permeables a la materia, la energía o los datos.

Modelo de sistema de Churchman:

• El sistema es teleológico, es decir, tiene un objetivo
• Es posible determinar su actuación
• Incluye un “decision maker”, interno al sistema, que puede cambiar la actuación de las partes
• Un diseñador se ocupa de la estructura del sistema. Su conceptualización condiciona las acciones del “decision maker” y afecta al resultado final de las acciones del sistema.
• El propósito del diseñador es facilitar que el sistema maximice su valor para el usuario
• El diseñador debe asegurar que el sistema sea estable.

Modelo de sist. de inf. de Debons:

• EATPUT es un modelo teórico de sistema de información, que nos sirve como guía para su estudio, análisis y diseño.
• Event world: Elementos externos relevantes para los objetivos del sistema. Incluye el proceso de clasificarlos y categorizarlos.
• Adquisición: Componente físico inicial del sistema, utilizado para capturar materia y energía del entorno externo.
• Transmisión: Movimiento de datos dentro y entre  los componentes del sistema.
• Procesamiento: Ordenación, almacenamiento y recuperación de datos para su aplicación en la toma de decisiones, resolución de problemas o desarrollo general del sistema.
• Utilización:  El componente de interpretación y evaluación del sistema de información, es decir, quien toma las decisiones.
• Transferencia: Componente de acción del sistema. Se lleva a cabo la acción determinada por el “decision
maker”.

Tipología de sist. de inform. (Vickery) (I):

• Cualquier organización con personas, material y equipo, relacionados con la ejecución formal de las funciones de los canales de comunicación informativa. Tipología:
• Según tipo de mensajes:
– Volátil: conversación, conferencia, radio, televisión, a través de telecomunicaciones…
– Registrado: información en documentos.
• Según tipo de destinatarios:
– Dirigido al individuo: bibliotecas, centros de información…
– Dirigido a la masa: medios de comunicación de masas
• Según la distribución de los destinatarios:
– Concentrados: dirigidos a un grupo homogéneo y definido
– Dispersos: a un grupo heterogéneo o mal definido.

Tipología de sist. de inform. (Vickery) (II):

• Según la distribución de las fuentes de información:
– Concentrado: sólo utilizan fuentes internas.
– Disperso: utilizan tanto fuentes internas como externas.
• Según su estructura:
– Centralizado.
– Descentralizado.
• Según la orientación de los receptores:
– Dirigidos a investigadores.
– Dirigidos a gestores.
– Dirigidos a cualquier persona.
• Según el formato de presentación:
– Documentos, referencias, datos, datos de tipo directorio…

Necesidad y uso de información:
• Ciclo: Necesidad, deseo, demanda y uso de información.
• Uso de información: Utilización o aplicación de la información obtenida.
• Demanda de información: Lo que pide expresamente el usuario. Obtiene una respuesta en la que hay una parte de demanda satisfecha y otra insatisfecha.
• Deseo de información: La información que el usuario quiere de forma consciente, aunque aún no haya formalizado una demanda concreta al sistema de información.
• Necesidad de información: Información que el usuario utilizaría si la tuviera disponible. Hay parte de la
que el usuario es consciente y otra de la que no, por lo que no la desea.
– Se puede desear información que no se necesita e información que se necesita no se desea.

Las necesidades de información (Belkin):
• Teoría del Estado anómalo de conocimiento (ASK): el usuario, ante un problema, reconoce que su estado de conocimiento no es el adecuado para resolverlo.
• Principio del  “best match”: la mejor respuesta del sistema será el texto que mejor coincida con lo que fue demandado.
• Condicionado por el hecho de que sólo aquellos conceptos o relaciones que han sido explícitamente expresados por el usuario son significativos para el procedimiento de emparejamiento.
• El usuario o el profesional deben ser capaces de especificar todos los aspectos relevantes del problema.
• El documento es una representación de un “coherente estado de conocimiento”, en tanto que una pregunta es una representación de un “estado anómalo”.

Las necesidades de información (Wilson):
• T. Wilson se lamenta de que sólo se fijen en las necesidades y fines cognitivos del usuarios, dejando al margen su dimensión afectiva.
• Hay tres tipos de necesidades humanas:
– Fisiológicas: agua, alimentos, supervivencia…
– Afectivas: Necesidad de pertenencia, estima, dominio…
– Cognitivas: Planificar y aprender una determinada habilidad.
• Todo el abanico de necesidades personales está en la raíz de las motivaciones que producen un deseo de información.
• La información es uno de los medios para satisfacer las necesidades fundamentales, no sólo las cognitivas.

La comunicación social de la información:

• La información se genera (trabajo, pensamiento).
• Se transmite a través de:
• Canales documentales:
– Información registrada en documentos.
– Los documentos se publican, distribuyen, analizan, almacenan, recuperan…
• Canales no documentales:
– Transferencia interpersonal.
– La información se oye, se lee…
• El uso de información a través de ambos tipos de canales da lugar a nueva generación de información.

Conducta comunicativa del emisor:

• Posesión de información (relacionada con su estructura de conocimiento).
• Voluntad de comunicar:
– Reconocimiento del receptor (se considera que hay alguien quiere la información y está justificado transmitírsela).
– Se valoran los beneficios o inconvenientes de la transmisión.
– Coacciones, limitaciones o restricciones para transmitir o no la información.
– Influyen el grupo de referencia, la posición y actividad social.
• Contacto efectivo con el canal:
– Se requiere que el canal tenga visibilidad, sea transparente (depende del tipo de emisor y receptor).

Conducta comunicativa del receptor:

• Deseo de información:
– Se desea la información para usarla.
– Determinado por la actividad y posición social.
• Aceptación del mensaje:
– El factor principal es la autoridad de emisor.
– Relacionado con el grupo de referencia.
• Capacidad para asimilar la información:
– Depende de su estructura de conocimiento.
• Capacidad para generar conocimiento.
• Información recibida previamente.
• Contacto efectivo con el canal:
– Se requiere que el canal tenga visibilidad, sea transparente (depende del tipo de emisor y receptor).

Canales de información:

• La información se genera.
• Información no registrada: Comunicación interpersonal (en persona, a través de las telecomunicaciones)
• Información registrada en un soporte documental:
– Se hacen copias/reproducciones
– Se distribuye/suministra a través de librerías, distribuidores…
– Se somete a análisis para facilitar su recuperación.
• Se asimila (se vuelve a generar información):
• Los canales NO son neutrales:
– Conocimiento de la existencia de emisor y receptor.
– Están dentro del campo de interés del canal.
– Aceptación de su calidad, de acuerdo con diversos.

Transferencia de información:

Modelo:
• El emisor (S) manda un mensaje M(S) a través de un canal.
• Durante el proceso de transmisión se produce una distorsión que lo modifica y transforma en M(R).
• Este mensaje llega al receptor que asimila una parte (I).
• La información asimilada (I) interactúa con la estructura de conocimiento K(1) dando lugar a una nueva estructura de conocimiento K(2).
• Procesos de feedback:
– a: acción que la estructura de conocimiento ejerce sobre el mensaje recibido para condicionar la información asimilada.
– b: acción que la estructura de conocimiento final ejerce sobre la relación entre el mensaje emitido y el recibido.
– c: acción del receptor, una vez asimilado el mensaje, en relación al emisor.

Acto de comunicación informativa:
• El emisor manda un mensaje que depende de sus intenciones, objetivos, características y entorno.
• El mensaje se transmite a través de un canal utilizando un medio, un lenguaje y con un contenido.
• La distorsión provoca que el mensaje recibido sea distinto del emitido.
• Este mensaje llega al receptor que asimila una parte.
• Como resultado de la información asimilada el receptor actúa de una determinada forma (efecto).
• En el receptor también influyen sus intenciones, propósitos, características  y entorno.
• Hay una serie de interacciones entre el emisor y el receptor: su actitud del uno para el otro y el feedback.

La sobrecarga de información:

• Recepción de una cantidad de información mayor de la que necesitamos y podemos asimilar.
• Supone un importante obstáculo para la satisfacción de las necesidades de información.
• Somos sometidos a un constante aluvión de mensajes informativos, muchos de los cuales captan nuestra atención, lo que constituye en sí mismo una barrera para recibir la información más relevante para nuestras necesidades.
• En los últimos años ha aumentado mucho la capacidad para generar y transmitir información, pero a su vez no ha aumentado en la misma medida la capacidad del hombre para asimilarlos.

Tipos de información (Jakobiak):

• Información fatal:
– Información inevitable, de consumo, no necesaria.
• Información interesante:
– Información de cierto interés, que nos suscita curiosidad, pero no necesariamente útil.
• Información útil (una parte es “crítica”):
– Información valiosa para nuestros objetivos (criterios de utilidad).
– Una parte de ella es “crítica”, es decir, vital o indispensable para actuar o decidir. Su ausencia provoca consecuencias negativas a corto plazo.
• Esta distinción es subjetiva, dependiendo de las necesidades y características del receptor.