El proceso documental,
es un proceso complejo, pero fundamental, se trata del eje central de un centro de documentación.
El proceso documental
comprende el trámite que se establece entre la llegada de un documento a un
centro de documentación y su puesta para la consulta por parte del usuario, en
el se pueden comprender una serie de procedimientos establecidos según un orden:
- Establecer la identidad del documento (descripción, catalogación o registro)
- Descripción del contenido
- Difusión
Las tareas básicas de
este proceso son:
- Selección
- Es el principio del proceso; consiste en escoger
entre una multitud de documentos que se producen al año, aquéllos que
cubren el campo definido por la necesidad informativa.
- Análisis y síntesis
- Es el conjunto de operaciones cuyo resultado
consiste en representar el contenido de un documento de forma diferente
al original, con el fin e facilita su consulta o recuperación posterior.
- Por tanto, da lugar a la elaboración de un
documento secundario o conjunto de referencias bibliográficas a las
cuales irán dirigidas las preguntas de información documental de los
usuarios. Estas operaciones son de dos tipos:
- Descripción bibliográfica y catalogación
(análisis externo)
- Indización y resumen documental (análisis
interno)
- Catalogación: describe el documento para su identificación
física.
- Indización: se escogen los conceptos más
adecuados para representar el contenido de un documento (de qué trata) y
la traducción de estos conceptos a términos extraídos de un lenguaje
documental. se pretenden desarrollar un sistema que permita la búsqueda
de los documentos por temas que tratan.
- resumen: breve descripción del contenido de un
documento.
- Búsqueda
- El aquel procedimiento manual, mecánico,
automático o intelectual que hay que seguir para obtener, de todo el
fondo bibliográfico analizado previamente, aquellos documentos o
referencias que respondan a cada consulta específica.
- Difusión documental
Lenguajes documentales
- En todas las fases del proceso documental hay que
contar con los lenguajes documentales
- Son fundamentales en el análisis y la recuperación
de los documentos
- Lenguaje natural es el que se usa para la
comunicación inmediata, y en él coexisten diferentes significados para un
solo significante o diversos significantes sinónimos.
- En biblioteconomía y documentación, se entiende
éste como el conjunto organizado de términos (lista de encabezamientos, tesauros)
o de signos (sistemas de clasificación) con los que se representa
convencionalmente la materia y se permite su recuperación.
- Se emplea para conseguir una comunicación, que
es primordialmente un medio, un código unívoco y estereotipado, controlado
y no libre, normalizado y no arbitrario
- Ejerce un control léxico que impide la utilización
de distintos significantes libres para un mismo significado.
Tipos de lenguajes
documentales
-Dependiendo del control
ejercido sobre el vocabulario
- Lenguajes controlados, han establecido una lista
de descriptores antes de proceder al análisis documental. ésta es cerrada
y nominativa. la búsqueda y recuperación es más rápida y eficaz.
- Lenguajes libres (listas de descriptores libres):
se extraen de los documentos los términos más apropiados. la búsqueda es
más lenta y menos eficaz.
-Dependiendo de la
coordinación de términos
- Lenguajes precoordinados
- Clasificaciones, listas de encabezamientos de
materias
- Coordinan los diferentes conceptos que forman un
tema
- Se organizan alfabetizando encabezamientos de
palabras o grupos de palabras que expresan conceptos. Establecen un juego
de referencias para relacionar o completar temas.
- Lenguajes poscoordinados
- Listas de descriptores libres, listas de
palabras clave, tesauros
- Permiten yuxtaponer los conceptos y en el
momento de análisis, de manera que se pueda coordinar después del
almacenamiento.
-Dependiendo de su estructura
- Lenguajes de estructura jerárquica o
clasificatoria: son clasificaciones jerárgicas, agrupan y aproximan los conceptos
más sencillos o específicos dentro de los conceptos más generales
- Clasificaciones enciclopédicas
- Permiten la organización de documentos que tratan
sobre cualquier materia
- Son de ámbito universal y multidisciplinario
- Clasificaciones especializadas
- Son instrumentos de indización que abarcan
disciplinas o campos especializados (derecho, medicina, economia, etc.)
que no quedarían profunda y ampliamente representado en una estructura
jerárquica de ámbito universal y multidisciplinario.
-Dependiendo de su
estructura:
- Lenguajes de estructura asociativa
- Son léxicos documentales (tesauros)
- Se organizan por orden alfabético en términos
que expresan los conceptos retenidos durante la indización
- Los términos o descriptores se combinan
libremente entre sí sin quedar sujetos a una posición determinada del
lenguaje, según las necesidades de los documentos.
- Esta estructura proporciona un acceso más
inmediato a la información, peri tiende a dispersas los términos
parecidos.
Relación terminología-documentación
Relación muy estrecha
La documentación es uno
de los pilares más importantes de la terminología
- Estudio previo
- Cuidadosa selección y análisis de la documentación
especializada correspondiente al área científica en la que se vaya a
trabajar
- Antes de todo trabajo terminológico
El tratamiento adecuado de la
documentación seleccionada permitirá. Previa indización
- Localizar
- Clasificar
- Analizar
- Almacenar
-Los datos tanto bibliográficos como
documentales, de interés para el trabajo terminológico a fin de que se puedan
recuperar para los distintos objetivos que se persigan en la elaboración del
trabajo terminológico.
Relevancia del análisis
documental de contenido
-Indización y resumen
- Importante en el campo de la documentación
aplicada a la traducción
- La traducción es una operación de análisis de
contenido
El proceso de indización
- Consiste en extraer los conceptos representativos
del contenido de un documento con la ayuda de un lenguaje documental o
lenguaje controlado
- Se pueden emplear materias, palabras clave,
descriptores
- No se limita solo a detectar los vocablos
presentes en el documento, sino también su traducción para pasar del lenguaje
natural al lenguaje documental
- El indizador, cuando ya tiene el documento
original o su expresión condensada, retiene unas cuentas nociones que representan
su contenido con la máxima fidelidad.
El proceso de indización. Criterios.
- Exhaustividad: todos los conceptos básicos han de
estar representados en la indización
- Concreción: evitar palabras demasiado genéricas,
expresiones vagas o ambiguas o cualquier tipo de generalización
- Pertinencia: exigencia y rigor en la selección de
los vocablos más expresivos y más significativos
- Uniformidad: es el más difícil y el que exige una
actitud más positiva por parte de quien indiza, sobre todo cuando no
existen palabras similares a las escogidas. se irá elaborando un listado
de trabajo (de palabras o expresiones clave utilizadas) para mantener la
coherencia en todo momento
- Interés del usuario: ésta será siempre la
principal misión de la indización si se quiere ofrecer un servicio útil
- Estadístico: frecuencia del uso de un término en
el titulo o texto
- Especificidad y precisión: _ en todo momento se
buscará utilizar de forma precisa el lenguaje especializado de los ámbitos
temáticos y disciplinares abordados.
El resumen documental. Consideraciones
- Evitar expresiones tales como: según dice el
autor, parece que, el artículo trata de...
- Excluir, a menos que sea imprescindible, la
utilización de gráficos, diagramas, esquemas...
- Evitar redundancia en las expresiones y añadidos
que generen frases fuera de contexto
- No conviene traducir el título
- El contenido se conocerá sin recurrir al original
- No citar, a menos que sea imprescindible, los
mismos ejemplos que cita el autor
- Evitar neologismos o palabras de otros idiomas
- Se deben utilizar los verbos en forma activa
siempre que sea posible; esto contribuye a una redacción clara, breve y
directa.
El resumen documental. Tipos
de resúmenes
- Telegráfico: está formado por una frase
constituida por la unión de palabras claves
- Indicativo: es una breve y exacta representación
del contenido de un documento. a diferencia del informativo indica de
forma superficial los temas abordados. describe la información del documento
relativa a objetivos y métodos. en ningún caso un resumen indicativo sustituirá
la lectura del texto, a diferencia del informativo que sí puede hacerlo.
- Informativo: se diferencia del indicativo en que
añaden a los objetivos métodos aspectos relativos a resultado y conclusiones
del autor del texto.
- Completo; versión abreviada del texto de documento.
tiene una forma cuidado y literaria. de un 20 a un 50% del documento
original
- Reseña: se trata de un resumen poco objetivo en
el que el analista aporta comentarios críticos, con respecto a las ideas
expuestas por el autor.
Partes de un resumen (norma une
50-103´-90; iso 214-1974 "presentación de resúmenes")
- Objetivo: el resumen debe exponer los objetivos principales
y el alcance del estudio o las razones por las cuales se ha escrito el
documento
- Metodología: las técnicas o procedimientos sólo
deben describirse cuando sea necesario para la compresión del texto
- Resultados; lo resultados se deben describir de
forma tanto precisa como informativa. puede tratarse de resultados
obtenidos, tanto experimentales, como teóricos, datos recogidos,
relaciones y correlacione, efectos observados...
- Conclusiones: el resumen debe describir las consecuencias
de los resultados y, especialmente, su relación con el objetivo de la investigación
o con la preparación del documento.
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